Hva er en prosjektbeskrivelse? 

En prosjektbeskrivelse er essensiell dokumentasjon som gir en grundig oversikt over et prosjekt. Dette dokumentet fungerer som en veiledning for alle involverte parter, og tjener som et referansepunkt gjennom hele prosjektets levetid. 

Dersom du skal jobbe med et prosjekt, er det viktig å definere prosjektet. Dermed vet du hvilken retning det må dras mot. Dette er spesielt nyttig når et stort team med mange medlemmer jobber sammen på et prosjekt. I denne artikkelen gir vi deg gode råd til utarbeidelse av prosjektbeskrivelsen.  

Definisjon av prosjektbeskrivelse 

En prosjektbeskrivelse, også kjent som en prosjektplan eller prosjektdokumentasjon, er et skriftlig dokument som gir en omfattende oversikt over et prosjekt. Den beskriver formålet med prosjektet, de nødvendige ressursene, målene, tidsrammen, omfanget og de forventede resultatene.  

Prosjektbeskrivelsen fungerer som en kontrakt mellom prosjekteier, prosjektleder og de som er involvert i prosjektet. Den bidrar til å etablere en klar forståelse av hva som kreves for å oppnå suksess i prosjektet. 

Viktigheten av prosjektbeskrivelse 

En grundig prosjektbeskrivelse er avgjørende for vellykket prosjektstyring av flere grunner, blant annet: 

  • Klarhet og målsetting: Den gir en klar forståelse av hva prosjektet skal oppnå. Dette hjelper alle involverte parter med å arbeide mot et felles mål. 
  • Omfang og grenser: Prosjektbeskrivelsen definerer nøyaktig hva som er inkludert i prosjektet og hva som ikke er det. Dette reduserer risikoen for misforståelser. 
  • Ressursallokering: Det gir informasjon om hvilke ressurser som kreves for prosjektet, inkludert mennesker, tid og økonomiske midler. Dette leder til effektiv ressursstyring. 
  • Tidsramme: Prosjektbeskrivelsen inneholder en tidsplan for prosjektets aktiviteter og milepæler. Dette gir en oversikt over når prosjektet skal være fullført. 
  • Forståelse for interessentene: Det hjelper alle interessenter med å forstå deres roller og ansvar i prosjektet, og gir en klar kommunikasjonskanal mellom dem. 
  • Risikohåndtering: Ved å identifisere potensielle risikoer og utfordringer på forhånd, tillater prosjektbeskrivelsen effektiv risikohåndtering. 
  • Kvalitetskontroll: Prosjektbeskrivelsen setter standarder og krav for kvalitet på prosjektets resultat, og sikrer at det leveres i tråd med forventningene. 

Elementer i en prosjektbeskrivelse 

En grundig prosjektbeskrivelse inneholder flere viktige elementer som gir en helhetlig oversikt over prosjektet. Dette inkluderer blant annet: 

  • Prosjektets navn og identifikasjon: En klar tittel og et prosjektnummer for å identifisere prosjektet. 
  • Mål og målsettinger: Klart definerte mål og hva prosjektet forsøker å oppnå. 
  • Beskrivelse av prosjektet: En oversikt over hva prosjektet handler om, dets hensikt og bakgrunn. 
  • Prosjektets omfang: En detaljert beskrivelse av hva som er inkludert og utelatt fra prosjektet. 
  • Tidsramme: En tidsplan som viser når prosjektet starter og avsluttes, samt viktige milepæler underveis. 
  • Ressursallokering: En oversikt over de nødvendige ressursene, inkludert menneskelige, økonomiske og materielle ressurser. 
  • Risikohåndtering: Identifikasjon av mulige risikoer og en plan for å håndtere dem. 
  • Kommunikasjonsplan: Hvordan og når kommunikasjon vil foregå mellom partene i prosjektet. 
  • Oversikt over interessenter: Identifikasjon av alle involverte interessenter, inkludert deres roller og ansvar. 
  • Kvalitetskontroll: Standarder og kvalitetskrav for prosjektets leveranser. 

    Oppretthold oppdatert prosjektbeskrivelse 

    En prosjektbeskrivelse er ikke et statisk dokument. Det skal oppdateres etter behov, spesielt når det oppstår endringer i prosjektets omfang, mål eller tidsrammer. Regelmessig gjennomgang av prosjektbeskrivelsen sikrer at alle involverte parter er informert, og at prosjektet fortsetter i riktig retning. 

    Enkelt og greit er en prosjektbeskrivelse et avgjørende verktøy for effektiv prosjektstyring. Den gir klarhet, veiledning og en felles forståelse for alle involverte parter. En grundig og oppdatert prosjektbeskrivelse bidrar til å minimere risikoer, sikre prosjektsuksess, og bidrar til en effektiv bruk av ressurser. Å lage og opprettholde en god prosjektbeskrivelse, er en nøkkelpraksis i profesjonell prosjektstyring.